För att kunna värva ett förenings- eller organisationsmöte till Umeå behövs ofta ett engagemang från en lokal värd. Det kan vara en person med koppling till en nationell branschorganisation, ett forskningsteam, en lokal underförening i en nationell förening, ett kommunföretag, akademi, kommunalt och politiskt engagemang.
• Ta kontakt med Visit Umeå.
• Ta reda på kriterier för att ansöka om mötet.
• Kontakta förbunds/organisationsledningen/styrelsen för att förankra intresse.
• Säkerställ att din förening eller organisation har kapacitet och resurser för att genomföra mötet. Det krävs både tid och engagemang.
• Ta reda på om det är aktuellt utifrån en rotationsordning att mötet väljer Umeå.
• Ta reda på om staden har kapacitet att ta emot mötet, här kan Visit Umeå snabbt ge besked.
• Finns det fler intressenter som skulle kunna ingå i en projektgrupp?
• Visit Umeå kan hjälpa till att skapa en formell ansökan där ni bidrar in med varför ni tycker att mötet skall förläggas här. Kan var exempel från projekt, forskning, samverkan som stödjer mötets tema och/eller ambitioner.
• Kontakta en Professional Congress Organizer (PCO)* tidigt i planeringen för att se vilka delar de skulle kunna stötta i.
• Ett stort kontaktnät, nätverksskapande och snabb kontakt med rätt personer.
• Tipsa om möjliga medel att ansöka om.
• Ta in offerter från hotell, konferensanläggningar och restauranger.
• Hotellblock för att säkra tillgång.
• Skapa formella ansökningar och bid- material.
• Tipsa om socialt program för mindre och större grupper.
• Tipsa om expert- och inspirationsföreläsare och studiebesök.
• Bidra med kunskap om staden och det lokala värdskapet.
• Samordna och ta emot visningsresor.
• Ta en extra funderare på vilka effekter ni ser att mötet skulle kunna bidra med till staden och kanske vad staden kan bidra med till mötet. Försök formulera. Kopplat till tex forskning, samhällsutveckling, innovation.
• Finns det några projekt och engagemang utanför er organisation som skull kunna addera värde till ert möte.
• Att även utanför konferenslokalen sprida kunskap och medvetenhet om forskningen och ämnesområdet ökar medvetenheten hos media och allmänheten. Det kan till exempel göras genom kommunikationskampanjer, bjuda in till publika föreläsningar, synas i andra befintliga evenemang, besöka skolor och universitet för att öka intresse och kunskap om ämnet.